Pedoman Surat Menyurat

PEDOMAN SURAT MENYURAT

Oleh :  Bapak Iwang Wahyu,S.Pd.I

disampaikan pada acara :

Pelatihan Administrasi Kesekretariatan dan Keuangan

DPC Syarikat Islam Indonesia Kab.Sukabumi

KATA PENGANTAR

Bismillahirrahmaanirrahiim

Kegiatan surat menyurat merupakan kegiatan yang sangat penting dalam kehidupan berorganisasi. Surat menyurat dapat menjadi ukuran aktif atau tidaknya suatu organisasi. Histori organisasi juga dapat dibaca dari arsip-arsip suratnya. Semakin tertib dan teratur dalam mengurus surat-surat dan arsip-arsipnya semakin menunjukkan bahwa organisasi tersebut sehat dan profesional.

Sebagai muslim, anggota dan pimpinan Syarikat Islam Indonesia (SI Indonesia) seharusnya menaruh perhatian yang serius terhadap kegiatan surat menyurat, karena jelas tercantum dalam Al-Qur’an dan Sunnah Rasul yang nyata. Firman Allah dalam surat An-Namal ayat 29-31:

Artinya :

“Berkata ia (Balqis): "Hai pembesar-pembesar, Sesungguhnya telah dijatuhkan kepadaku sebuah surat yang mulia. Sesungguhnya surat itu, dari SuIaiman dan Sesungguhnya (isi)nya: "Dengan menyebut nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Penyayang. bahwa janganlah kamu sekalian Berlaku sombong terhadapku dan datanglah kepadaku sebagai orang-orang yang berserah diri".

Surat Rasulullah kepada Raja Persia, Kisra Abrawaiz:

“Dengan Nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Penyayang. Dari Muhammad Rasulullah kepada Kisra raja Persia. Keselamatan bagi yang mengikuti petunjuk, yang beriman kepada Allah dan RasulNya, dan bersaksi bahwa tidak ada tuhan selain Allah dan aku adalah utusan Allah kepada semua umat manusia, untuk memberi peringatan bagi siapa yang hidup. Masuklah Islam maka kau akan selamat, dan jika kau mengabaikannya maka atasmu dosa orang orang Majusi.” (Sumber: hadist Ibnu Abbas yang di-takhrij oleh Bukhari dan oleh Ahmad).

Surat Rasulullah untuk Muqouqis, Gubernur Mesir:

“Dengan nama Allah yang Maha Pengasih lagi Maha Penyayang. Dari Muhammad hamba Allah dan utusanNya kepada Muqauqis raja Qibthi. Keselamatan bagi orang yang mengiktui petunjuk. Amma ba’du: Aku mengajakmu dengan ajakan Islam. Masuklah Islam maka engkau akan selamat. Masuklah Islam maka engkau akan diberikan Allah pahala dua kali. Jika kau menolak maka atasmu dosa penduduk Qibthi.

“Katakanlah: “Hai Ahli Kitab marilah (berpegang) kepada suatu kalimat (ketetapan) yang tidak ada perselisihan antara kami dan kamu, bahwa tidak kita sembah kecuali Allah dan tidak kita persekutukan Dia dengan sesuatupun dan tidak (pula) sebagian kita menjadikan sebagian yang lain sebagai tuhan selain Allah. Jika mereka berpaling maka katakanlah kepada mereka: “Saksikanlah, bahwa kami adalah orang orang yang berserah diri (kepada Allah)” (QS ali Imran 3:64). (Al-Mawahib al Laduniyah).”

Bahwa kegiatan surat menyurat sudah dimulai sejak jaman Nabi Sulaiman s.a. dan digunakan oleh Rasulullah saw yang selanjutnya dapat dijadikan pedoman penulisan surat.

Musyawarah wilayah ke – 13 Syarikat Islam Indonesia Propinsi Jawa Barat mengamanatkan untuk menertibkan kesekretariatan dan administrasi. Bahwa untuk mengaplikasikan amanat tersebut disusunlah pedoman surat menyurat ini.

BAB 1

DASAR SURAT MENYURAT

1.  Pengertian dan Peran Surat Surat adalah lembaran kertas yang memuat bahan komunikasi atau informasi 

     yang disampaikan oleh satu pihak kepada pihak yang lain, baik atas nama pribadi maupun atas nama

     organisasi atau kantor. Menurut Drs. I.G. Wursanto surat memiliki pengertian sebagai berikut: 

     a. Surat adalah sehelai kertas atau lebih dalam bentuk dan wujud apapun berisi keterangan tertulis untuk

         disampaikan kepada pihak lain yang membutuhkan.

     b. Surat adalah media komunikasi secara tertuis untuk dismpaikan kepada pihak lain dalam rangka

         mendapatkan pengertian dan kerjasama antara kedua pihak.

     c. Surat adalah suatu pernyataan bahasa secara tertulis untuk menyampaikan informasi atau keterangan 

         dari  satu pihak kepada pihak lain. 

    Komunikasi melalui media surat masih dianggap paling efektif dan ekonomis walaupun sudah banyak 

    alat-alat komunikasi yang canggih seperti handphone, radio, dan televisi karena selain biayanya sangat 

    murah juga informasi yang sampai ke komunikan sesuai dengan sumbernya. Sehingga surat masih memiliki 

    peran penting baik dalam kegiatan pribadi, dinas pemerintah maupun swasta. Alasannya sebagai berikut: 

    a. Surat menjadi dokumen atau bukti tertulis atas suatu kegiatan.

    b. Surat memiliki stempel dan tanda tangan. 

    c. Surat dapat menyampaikan informasi sesuai dengan sumbernya. 

2. Fungsi Surat Selain berfungsi sebagai alat komunikasi, surat juga berfungsi sebagai berikut. :

   a. Alat bukti tertulis Surat dapat digunakan sebagai bukti tertulis jika terjadi perselisihan antar organisasi

      atau perusahaan atau antar orang-orang yang telah mengadakan hubungan surat-menyurat. Contoh: surat

       perjanjian. 

   b. Alat pengingat. Surat dapat dipakai untuk mengetahui hal-hal yang telah lama disepakati atau disetujui

      bersama. Contohnya: akta jual beli. 

  c. Bukti historis Surat dapat dijadikan bahan riset atau penelitian untuk mengetahui aktivitas organisasi atau 

      perusahaan di masa yang lalu. Contohnya: bukti-bukti transaksi. 

 d.  Duta organisasi Surat dapat mencerminkan kondisi intern dari suatu organisasi atau perusahaan. Contoh: 

     penggunaan bahasa surat dan pengetikan surat. 

 e. Pedoman Surat dapat dijadikan pedoman dalam melaksanakan tugas atau pekerjaan. Contoh: surat

     tugas. 

 f. Sarana promosi Surat dapat dijadikan sarana promosi suatu perusahaan, karena biasanya pada surat 

    resmi tercantum pada kepala surat mengenai identitas perusahaan. 

3. Tujuan Menulis surat 

    Ada tiga tujuan menulis surat yaitu:
    a. Memberitahu atau menyampaikan informasi, penjelasan kepada pihak lain.
    b. Menerima atau mendapatkan informasi, penjelasan, tanggapan atau balasan dari pihak lain.
    c. Memperancar arus informasi karena informasi yang diterima jelas dan tidak memungkinkan salah
       pengertian.
       Agar tujuan tersebut tercapai maka penulis surat harus memperhatikan syarat-syarat berikut:
       1) Memahami prosedur surat menyurat
       2) Memahami segala permasalahan yang akan ditulis
       3) Memahami teknik penulisan surat yang baik.
       4) Memahami pengunaan tata bahasa dalam surat menyurat. 5) Memahami penulis dan penerima surat.

Selengkapnya Silahkan Download disini



Team Redaksi